学校档案室，是疫情防控关键之地，纸质资料接触频繁，人员流动情况复杂，稍有疏忽，就有着成为病毒传播隐患的可能。这一套疫情管理制度，从针对人员实行管控开始，直至档案消毒环节，给档案室构建起了一道安全防线。
制度出台背景
2023年春季学期开学以前，北京海淀区一所小学的档案室有工作人员，在进行例行检查期间，发现部分档案的表面附着着灰尘，还有可能存在微生物。这所学校存在超过1200名在校生，档案室一年内接待查阅档案的教师以及家长人数总计约300人次，档案室的疫情防控工作因此便被提到日程上来，学校的后勤部门紧急组织相关研讨，结合国家卫健委发布的《重点场所重点单位重点人群新冠肺炎疫情常态化防控相关防护指南》，进而制定了这套针对小学档案室的管理制度。
疫情让档案管理里较为薄弱欠缺的部分显现出来，那种传统将档案管理重点置于保存而轻视防护的思维得要做出改变扭转才行。上海师范大学于2022年所做的一项调查表明显示，在全国范围内只有不到35%的中小学档案室配置装备了基本的消毒设备器材。这套制度被制定产生出台，恰恰是为了去填补小学档案室在针对公共卫生事件进行应对处理方面的空白空缺。
组织架构与职责
学校组建了以分管后勤副校长为组长，涵盖校医、档案管理员以及后勤主任的档案室疫情防控专项工作领导小组，该领导小组每隔两周开一次碰头会，从不间断地检查防控物资库存，在2024年3月时，广州天河区有一所小学因领导小组及时察觉口罩库存不够，于下一波疫情高峰来临前补充了500只医用外科口罩。
档案管理员的职责被清晰写明，并非笼统讲“做好防控”，而是要每日记录自身体温，且要监督进入档案室的每一个人。南京某小学档案室管理员王老师的工作日志表明，在2023年9月至12月期间，她累计登记外来查阅档案人员87人次，还劝阻了3位体温异常的家长进入档案室。
日常防控操作
人员进入三步走
首先是预约这一步骤，那些外来人员得提前一日借助钉钉或者电话去跟档案室取得联系，将事由以及预计停留的时长说明清楚。其次是现场核验环节，抵达之后要出示健康码，测量体温，再用免洗洗手液把手消毒，所有相关信息都登记于《档案室人员出入记录表》之上。然后是全程防护阶段，身处档案室内的时候必须佩戴口罩，人与人之间要保持超过1.5米的距离。成都一所小学的档案室在2024年4月下的相关数据表明，实施预约制以后，现场查阅档案的平均等待时间从15分钟被缩短至6分钟。
档案材料消毒
刚接收来的档案资料没法直接上架，得先在单独的消毒间里，用紫外线灯去照射60分钟。针对纸张发黄的珍贵档案，要改用75%酒精棉球，轻轻擦拭档案袋表面，防止损伤纸质。库存档案每个月都要抽查一回，着重检查一楼档案室容易受潮的底层架子。在2023年梅雨季节的时候，杭州某小学档案室经抽查发觉37盒档案有受潮迹象，赶忙进行了通风晾晒。
物资储备与使用
防控物资实施专库专管，储备量依据档案室工作人员数量乘30天来计算。对于一所配备2名专职档案员的标配学校而言，口罩起码储备200只，一次性手套100副，500毫升装消毒液6瓶，红外测温枪2把。所有物资构建台账，领用时需注明用途跟数量。西安某小学档案室2024年1月的领用记录表明，当月领用口罩12只、手套8副，主要用于接待集中查阅期末考试成绩的家长。
首先，物资存放是存在讲究的，其中消毒液是不可以和档案放置于同一个房间内的，另外酒精是需要远离热源的。其次，郑州有一所小学，该行径是曾把消毒液堆积在了档案室的角落，后续结果是一瓶84消毒液发生了泄漏，进而腐蚀了旁边纸箱里的5份基建档案，最终导致损失已然无法挽回了。
应急处置流程
一旦发觉发热之人，当即开启“一键响应”。发觉者在第一时间给发热者戴上N95口罩，并引领至档案室外构建的临时隔离点，与此同时通知校医以及领导小组。校医在做好二级防护以后，使用水银体温计再次测量体温，询问14天之内的行程。在整个过程当中，档案室要中止服务，把所有窗户打开进行通风。深圳某一小学校档案室在2023年9月演练过一回，从发现发热直至完成隔离转移，整个过程仅仅用了8分钟。
有这么一种情况，后续处置得务必呈现出封闭的环状形态；当发热人员被送往医院之后，针对临时隔离点以及档案室那儿，需要开展最后的消毒工作，此消毒作业由专业机构来实施消杀操作，并且出具相应的证明；与密切接触者相关的名单，要在两个钟头之内上交给学校疫情防控办公室处。举例来说，在二零二四年五月的时候，武汉某所小学的档案室里有一名工作人员的家属被确诊了，该学校立马迅速地启动了预案，这名工作人员居家去进行隔离，档案室里的其他四个人每天都要上报自己的体温，连续监测七天都没有异常状况出现之后，才能够解除警报。
培训与监督检查
培训摒弃搞形式主义，在每年3月以及9月，固定组织两次实操演练。于2024年3月那次培训里，重庆某小学档案室模拟了查阅档案之际，碰到不配合佩戴口罩的家长该如何应对的情况。档案管理员李雪现场演练了“三步劝导法”，先是出示制度文件，接着提供备用口罩，最后请保安协助。这般贴近实际的培训，让工作人员切实学到了处理办法。
采用“双随机”机制展开监督检查，每月由领导小组随机抽取2名检查人员，随机选取半天时长，以对档案室开展突击检查。检查表上罗列着20项具体内容，涵盖消毒记录是否完整，物资是否过期，人员口罩佩戴是否规范。在2023年11月，长沙某小学于检查期间发现档案室使用过期的84消毒液，立即约谈后勤采购人员并在全校予以通报批评。
档案室的防控可不是仅仅张贴一张告示就能了事的，它得切实贯彻到每一个环节当中，还得落实至每一个细节之处。你是否在单位或者学校经历过类似的那种档案查阅流程呢，欢迎你在评论区去分享你的所见所闻，点赞并且转发从而让更多的人能够看到这些极易被忽视的防控细节。
